Kepanitiaan dalam Organisasi

Kepanitiaan dalam Organisasi Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan. Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah : Munculnya ide/rencana kegiatan/program Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan Persiapan kegiatan Pelaksanaan kegiatan Evaluasi 1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program (Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.) Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa : Karena tugas (melaksanakan Idul Adha) Karena adanya moment/kesempatan. Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar) Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang) Karena adanya tujuan yang ingin dicapai Karena program kerja, Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya : bervariasi dan menarik Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik frekuensinya relatif sering secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif [Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena: Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll) Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.] 2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL : a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup : penentuan waktu dan tempat rapat. mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat. Keunggulan menggunakan surat : · mengantisipasi kelupaan orang yang diundang beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !! Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public) b. Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah: · Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi) Cara yang dapat digunakan : · dengan diskusi (usul-usul) dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS) Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak. PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait. · o Penentuan kepanitiaan, Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia. Seorang ketua panitia hendaknya minimal : · o § Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya o § Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas. Sedangkan anggota yang memilih hendaknya : · o § Memilih ketua tersebut dengan serius. o § Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun dikala sulit. Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara. Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan. Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb. Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya. Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu. Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa : · o § langsung kepada ketua o § melalui koordinator Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan. Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua. · Pendeskripsian tugas, agar : · Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar : · o § § akan mengurangi beban ketua o § § dapat bekerja mandiri o § § lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi) · Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab. Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini. · o Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja. Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan. Standar time schedule ROHANI : Aktivitas Waktu I II III IV A B · o Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya. Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut. c. Pasca Rapat Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini. 3. Pengurusan perizinan kegiatan Pengurusan perizinan dapat dibagi dua : a. Perizinan dengan proposal Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin. b. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal) Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja. Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb. Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement. 2. Persiapan kegiatan Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal. Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini. Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat) Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal. Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera mengantisipasinya. Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan. Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation) 3. Pencarian Dana Sumber-sumber dana : Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan) Penjualan baju Penjualan soal-soal ujian Penjualan koran bekas Profit kegiatan Sponsorship Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih tertarik membacanya daripada proposal lain), jelas, memastikan adanya prospek bagi yang terlibat didalamnya. Arsip proposal apa saja Penjelasan ikatan kerjasama Komunikasi (duta pembawa proposal) Arsip-arsip dalam proposal sponsorship : Surat pengantar Proposal Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship Surat tanda terima proposal Surat perjanjian kerja sama Donatusi Kejelasan Proposal Komunikasi (duta pembawa proposal) Ada cinderamata Kwitansi Arsip-arsip dalam proposal donatusi : Surat pengantar Proposal Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi Kwitansi Cinderamata Dana Pribadi 4. Pelaksanaan Kegiatan Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation. 5. Evaluasi Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan. · Bagi angkatan pelaksananya : · o Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi o agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa o dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik · Bagi angkatan berikutnya : · o Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya o Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan. Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis. Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari: Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut hasil-hasil dari tahapan tersebut Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi Saran bagi kegiatan selanjutnnya Administrasi, Kesekretariatan, dan keuangan Prinsip administrasi kesekretariatan adalah : Sederhana Jelas Fleksibel Satu kesatuan / komando Praktis Fungsi dasar administrasi kesekretariatan : Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi Pengendalian informasi Penggunaan teknologi Beberapa Sistem Administrasi : A. PROPOSAL Untuk : bahan pertimbangan bagi yang berwenang pengajuan bantuan landasan kerja § barometer keberhasilan Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana). BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN : I. Pendahuluan II. Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini III. Maksud dan tujuan IV. Deskripsi/rencana kegiatan Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll V. Susunan kepanitiaan VI. Anggaran biaya (sumber pemasukan) VII. Penutup VIII. Format tanda tangan Aturan format tanda tangan : (1) yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri (2) yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas (3) Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri) IX. Lampiran PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554) I. Pendahuluan II. Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal] III. Tujuan IV. Sasaran V. Target segmen objek VI. Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara) VII. Pelaksana VIII. Kriteria keberhasilan IX. Anggaran dana X. Alternatif sumber dana B. SURAT MENYURAT Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan penyimpanan arsip. Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Pengertian surat Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain Fungsi surat Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai : Wakil dari pengirim/penulis Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak) Jenis surat : Memo Surat pengantar Surat keputusan Surat edaran Surat undangan Surat tugas Surat kuasa Surat pengumuman Surat pernyataan Surat keterangan Berita acara Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi : Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu : 1. Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi : · Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, karenanya disimpan di unit pengolahan Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah menurun Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip 2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada : · - Masalah Abjad Tanggal Nomor Wilayah Penulisan bagian surat : Bagian surat terdiri atas : 1. Kepala surat, yang mencantumkan : · Lambang instansi Nomor, lampiran dan perihal Tanggal Alamat tujuan surat 2. Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian : - Pendahuluan Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau balasan - Isi pokok Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat - Penutup Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat 3. Penutup surat, terdiri atas : · Nama dan jabatan penanda tangan Tanda tangan Cap Tembusan C. LAPORAN KEGIATAN : Bab-bab isi laporan : (alternatif) kesekretariatan tiap bidang (Deskripsi kegiatan) keuangan evaluasi kegiatan Kesimpulan, saran lampiran D. DOKUMENTASI : Adanya penomoran dokumentasi Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi E. PEMBUKUAN KEUANGAN Jenis I : Tanggal Aktivitas Debet Kredit Saldo Jenis II : Debet Kredit Tanggal Aktivitas Saldo Tanggal Aktivitas Saldo Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon, kuitansi, dll) Team Building Definisi TIM Sekumpulan individual tidak dapat disebut team, mereka harus disatukan dengan baik oleh pemimpin mereka yang menuju pada suatu tujuan yang sama TIM adalah : Sekelompok kecil orang-orang dengan keahlian yang saling melengkapi, dimana mereka berkomitmen untuk mencapai tujuan bersama dengan standar kualitas kerja yang telah disepakati bersama dan tiap anggota TIM mempunyai peran dan tugas yang jelas dan bertanggungjawab bersama untuk tindakan setiap anggotanya Mereka juga sangat memperdulikan perkembangan pribadi anggota lain Mengapa TIM ? TIM itu lebih dari sekedar sekelompok orang yang bekerja bersama ! TIM mempunyai potensi menyelesaikan masalah jauh lebih banyak daripada jumlah anggota secara perorangan Ketika sejumlah orang sudah menjadi TIM yang solid, kekuatan TIM bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. Kekuatan TIM yang padu jauh lebih besar lagi. (Mungkin perkalian atau bahkan perpangkatannya) Keunggulan TIM : · Lebih banyak gagasan muncul, sehingga kemampuan inovasi meningkat Tekanan kerja berkurang karena masalah selalu dibahas bersama Masalah besar yang melibatkan banyak bidang keahlian lebih baik dipecahkan dengan pendekatan TIM Tim mempunyai potensi menyelesaikan tugas yang lebih sulit, lebih banyak dengan lebih baik dibandingkan seorang individu Ketika sejumlah orang sudah menjadi tim yang solid, kekuatan tim bukan sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. tim yang padu jauh lebih besar lagi (mungkin perkalian atau perpangkatan) TIM, Kelompok dan individu Ada beberapa perbedaan nyata antara bekerja dalam TIM dengan bekerja sendiri atau bekerja bersama dalam kelompok sekalipun. Point kesuksesan TIM : TIM memiliki kemampuan yang lebih baik dari kemampuan perorangan dalam hal kemampuan dan proses managementnya Karena : · TIM menyatukan kemampuan dan pengalaman anggotanya yang saling melengkapi Setiap anggota TIM yang saling bertanggungjawab terhadap kesuksesan TIM menghasilkan kemampuan bekerja TIM yang lebih baik TIM lebih fleksibel dan lebih tanggap terhadap perubahan keadaan Karena : TIM dengan sasaran kerja yang jelas, dapat melahirkan gagasan-gagasan yang lebih banyak untuk menghadapi masalah-masalah yang muncul TIM dapat membangun kepercayaan diri setiap anggotanya terhadap kemampuannya masing-masing Karena : Kepercayaan diri mereka akan lebih baik sewaktu mereka menghadapi masalah secara bersama-sama dalam satu TIM TIM lebih menyenangkan Karena : · TIM memiliki rasa kekeluargaan dan kebersamaan Setiap anggota TIM menikmati bagaimana dirinya menjadi “sesuatu yang lebih besar dari dirinya sendiri”. Adanya humor mendorong kerja TIM yang lebih baik Ciri khas dari sebuah TIM · hubungan antar anggota yang sangat erat dan terbuka · rasa identitas yang kuat · semangat dan energi yang besar · setiap anggota memberikan sumbangan dan perannya masing-masing yang khas Langkah-langkah pembinaan TIM Menentukan misi/tujuan yang jelas Memulai dengan tugas-tugas yang sederhana Memastikan adanya kesepakatan dan komitmen dari seluruh anggota Menyusun program realistis Membahas masalah secara luas dan jujur Mendorong suasana yang jujur dan terbuka Tidak menggunakan paksaan pada anggota Menerima bantuan dari luar jika perlu Banyak mendelegasikan tugas pada anggota Mau belajar dari kegagalan Konsisten Hal-hal yang harus diperhatikan semua anggota tim jelas mengenal sasaran tim dan sepakat kemampuan perorangan dikenali agar peran menjadi jelas tim mempunyai struktur yang baik tim mempunyai mekanisme kerja yang baik tim disiplin tim saling mendukung dan mengembangkan hubungan yang erat tim bersikap terbuka kepemimpinan yang memadai anggota tim mesti punya keahlian masing-masing yang khas semua anggota mesti loyal dan saling mendukung tidak ragu-ragu untuk berbeda pendapat kreatif Yang harus dihindari Kerja suatu TIM tidak akan ada artinya jika : · kepemimpinan TIM buruk · anggota tidak memiliki sikap yang diperlukan · suasana TIM sendiri tidak konstruktif · sasaran yang tidak jelas/terpahami · kurangnya ransangan atau motivasi tim berupa standar tinggi · metode kerja yang tidak efektif · keterbukaan tim dan informasi terbatas · tidak memiliki kreativitas yang tinggi · pribadi-pribadi yang tidak berkembang 1.h. Tipe TIM TEAM TYPE CHARACTERISTICS Effecti-veness Working Group Members interact to share information, best practices or perspectives and to make decisions to help each individual perform within his/her own responsibility 25 % Pseudo Team Group members not focused on collective performance and not really trying to achieve it 0 % Potential Team Group trying to improve performance impact but needs more clarity on purpose, goals and common working approach 25 % Real Team Members committed to common purpose, goals, working approach for which they hold themselves mutually accountable 50 % High Performance Team Same as above, but members also deeply committed to one another’s personal growth and success 100 % Tahapan dalam membangun TIM Tahapan Karakteristik Forming Setiap anggota mulai mengenal yang lainnya dan menetapkan dasar awal peraturan team Storming Konflik antar anggota team mulai ada Norming Anggota team akan prosedur pelaksanaan, ingin selalu bekerjasama, mengembangkan perkawanan dan komitmen untuk melaksanakan proses Performing Anggota team bekerja bersama untuk mencapai tujuan 1.j. Karakter dari TIM yang efektif Misi dan tujuan yang jelas Penyampaian dari misi dan tujuan ini harus jelas dan dimengerti oleh setiap anggota team. Walaupn di dalam team tersebut terdapat sub sub team yang masing masing mempunyai misi dan tujuan yang berbeda. Tetapi misi dan tujuan secara keseluruhan tetap harus dimengerti oleh tiap anggota team. Trust Trust dapat berarti berbagai macam untuk orang yang berbeda. Di dalam hal ini trust dapat diartikan sebagai level kenyamanan antar tiap anggota team yang dimanefestasikan dalam kemampuan tiap anggota team untuk menerima perbedaan pendapat, sikap dan nilai. Permasalahan permasalahan yang sering timbul dalam team atau konflik akan terminimalisir bila adanya nilai trust ini. Kohesif Kekuatan dan keinginan dari setiap anggota team untuk mempertahankan team mereka Mengerti keterkaitan antar anggota untuk mencapai suatu tujuan Memahami bahwa untuk mencapai suatu tujuan dibutuhkan peranan dari setiap anggota tidak memandang signifikan atau tidak peranan tersebut. “in a teamwork everyone contributes their share” Tahapan untuk menuju TIM yang sukses Ada beberapa tahapan untuk melukiskan perkembangan menuju team yang sukses Tahap 1 : the undeveloped team Tahapan yang paling umum. Dimana team ini telah terbentuk tetapi diantara anggota team masih banyak yang tidak saling percaya, ego yang masih tinggi diantara anggota. Keputusan di dalam team ini sepenuhnya diambil oleh manager Tahap 2 : the experimenting team Pada tahapan ini team mulai menghadapi permasalahan dengan lebih terbuka. Suasana diantara anggota team mulai terlihat lebih akrab Tahap 3 : the consolidating team Team ini mulai percaya diri dan diantara team telah tumbuh rasa saling percaya satu dengan lainnya. Pengambilan keputusan dilakukan dengan lebih demokratis. Tahap 4 : the mature team Ini merupakan tahapan team yang paling tinggi dimana team siap untuk bekerja dengan efektif. Ego individual telah kalah oleh kepentingan team dan dalam setiap pengambilan keputusan team seluruh anggota team dilibatkan baik secara langsung maupun tidak langsung Memotivasi TIM Sangat mengagumkan melihat hasil yang dapat dicapai oleh sebuah tim yang bermotivasi tinggi. Berikut ini adalah alternatif prinsip yang dapat digunakan untuk mengubah kelompok menjadi sebuah tim : 1. Mereka seharusnya mampu dan harus sesuai untuk jabatannya Orang seharusnya mampu, melalui pelatihan dan berbagai program pengembangan kepribadian, agar menjadi sesuai dengan peran yang harus mereka mainkan dalam tim mereka. Tetapi jika seseorang tidak ingin dilatih atau tidak menginginkan jabatan yang telah mereka duduki, mereka tidak akan pernah sesuai dengan jabatan mereka itu. 2. Mereka harus merasakan sukses Sebuah tim, agar mampu mencapai sukses, harus bahagia dan kebahagiaan itu dapat dikembangkan melalui kemampuan merasakan kenikmatan sukses. “Mengetahui diri kita sendiri melangkah maju memotivasi kita.” 3. Mereka harus mempunyai sikap yang tepat Ketika orang sedang bermain, atau ikut serta dalam sebuah kegiatan social maupun aktivitas amal, mereka nampaknya tidak sedang bekerja. Jadi, yang penting adalah sikap kita terhadap pekerjaan. Ada sebagian orang yang mulai bekerja jam setengah delapan pagi sampai jam tujuh atau delapan malam. Walaupun tidak tiap-tiap hari dalam seminggu, tetapi secara teratur dan bila diperlukan. Dan di dalam perusahaan lain, orang mulai bekerja jam sembilan pagi, kemudian satu menit menjelang pukul lima sore mereka akan menghambur keluar. Mereka tidak tahan lagi untuk segera meninggalkan tempat kerjanya. Menciptakan Suasana TIM Berikut ini sepuluh tip kunci untuk menciptakan lingkungan yang sesuai bagi tim agar dapat termotivasi secara alamiah. 1. Kondisi kerja yang positif Maksudnya adalah bahwa perlengkapan, peralatan dan system di mana anggota tim akan bekerja haruslah secara nyata berfungsi baik. 2. Penegasan tugas Semua tim perlu sadar akan penegasan tugas organisasi 3. Budaya prioritas Apa yang dihargai atau diakui oleh seorang manajer ? Apakah orang yang dihargai adalah mereka kelihatan sibuk dan bekerja lebih lama ataukah mereka yang membuahkan hasil ? Apakah orang takut untuk bersikap lain karena adanya sanksi berat padahal yang sangat dibutuhkan adalah input yang kreatif ? Orang akan selalu bertingkah laku sejalan dengan mekanisme penghargaan yang telah membentuk mereka. 4. Sasaran umum Harus ada sebuah sasaran umum, sebuah tujuan atau bahkan sebuah alas an yang harus diperjuangkan. Dalam menciptakan apa yang kini disebut sebagai ‘sasaran umum’ (common goal), sasaran itu harus menarik bagi semua orang dalam tim. Tidaklah baik memberlakukan suatu sasaran pada sebuah tim yang hanya merangsang atau menarik bagi manajer, pimpinan, tetapi tidak menarik bagi atau merangsang semua orang yang terlibat. Ini mengacu pada pentingnya menciptakan sasaran dengan suatu pengambilan keputusan melalui proses kolektif. 5. Pertahankan energi tinggi Orang dengan sendirinya akan menjadi lebih termotivasi pada saat mereka sibuk. Sangat jarang mengalami kelelahan fisik. Tetapi bekerja keras tanpa stress hampir tidak pernah menjadi penyebab keluhan medis. 6. Ingatlah akan individu Arti individu tetaplah penting sekalipun individu-individu itu merupakan bagian dari suatu tim. Mereka masing-masing harus merasa bahwa perlakuan terhadap mereka adalah adil dan pantas. Mereka masing-masing harus merasa bahwa sumbangan mereka bagi tim diakui. Mereka masing-masing harus merasa bahwa peran mereka mendukung ke arah keberhasilan. Mereka masing-masing harus mempunyai kesetiaan dan rasa hormat terhadap manajer dan rekan. 7. Identitas tim Pernahkan Anda memperhatikan bagaimana orang begitu ingin mengenakan jaket atau kaus yang bertuliskan nama tim olahraga mereka ? Inilah salah satu prinsip motivasi : keterlibatan dalam kelompok memotivasi. Sebagai pemimpin, perhatikan setiap kemungkinan untuk menciptakan identitas tim 8. Sukses harus dinikmati bersama-sama Anggota tim harus mampu untuk bersama-sama merasakan penghargaan atas sukses yang dicapai. 9. Tim yang positif Bagaimana anggota tim berkomunikasi satu sama lain ? Jika negatif, satu hal yang pasti adalah bahwa tim itu akan menjadi tim yang tidak produktif. (saling kritik, saling menyalahkan, selalu mengeluh, suasana pengkhianatan) Tugas pimpinan untuk mencegah komunikasi negatif menyebar. Hanya diperlukan satu orang negatif untuk menjadikan selutuh anggota timnya berangsur-angsur menjadi negatif juga. 10. Kepemimpinan yang memotivasi : i. Menetapkan target Tetapkan target yang realistis dan laksanakan. Orang-orang akan dipenuhi dengan ilham bila mekre bekerja untuk seorang manajer yang mempunyai tujuan. ii. Berikan teladan Dalam jangka waktu tertentu, anggota cenderung menjadi duplikat pimpinan mereka. Orang macam apa yang Anda inginkan sebagai anggota Anda ? iii. Teruslah melakukan perbaikan Jadilah seorang pemikir yang progresif. Jangan pernah biarkan mereka yang Anda pimpin untuk juga berpikir bahwa mereka sedang melakukan hal yang terbaik. Jika kita ingin menghadapi kebenaran, kita semua bisa berbuat lebih baik lagi. iv. Berilah diri Anda waktu untuk berpikir Sisihkan sekitar setengah jam per hari untuk betul-betul berpikir dan Anda akan terkesan dengan hasilnya. v. Memimpinlah tanpa memaksa Kepemimpinan yang paling efektif adalah kepemimpinan melalui teladan dan bukan melalui perintah. Pemimpin yang termotivasi akan memimpin dan tidak perlu mendorong, akan menunjukkan tanpa perlu mengatakan. vi. Buatlah penilaian berdasarkan hasil Berharapkan agar selalu memperloeh penilaian berdasarkan hasil, sebab Anda sebagai pemimpin yang termotivasi akan menilai orang lain juga berdasarkan hasil vii. Bangunlah kepercayaan diri Kembangkan suatu kepercayaan diri yang besar akan diri Anda dan akan kemampuan Anda. Kemampuan adalah sesuatu yang kita peroleh sebagai hasil dari suatu keinginan kuat. viii. Harapkanlah datangnya kritik ix. Berpikir tentang masa depan Jika Anda dapat melakukan sesuatu yang sedikit berbeda dari apa yang Anda lakukan sehari sebelumnya, bertolak dari pandangan berbuat sedikit lebih baik, itu akan menimbulkan kepemimpinan yang mendatangkan inspirasi yang merupakan gaya yang bersifat sangat memotivasi x. Berpikirlah bagai seorang pemenang Ketika Anda dihadapkan pada suatu situasi, yang positif maupun negatif, cobalah membayangkan orang yang paling sukses akan bertindak apa. Beristirahat Bersama-sama Dengan mengajak tim Anda keluar apakah untuk keperluan pelatihan, diskusi atau bahkan bersenang-senang, Anda akan mempersatukan mereka semakin dekat. Maraji’ Kharbanda Pinto, Successful Project Managers leading your team to success Richard Denny, Motivate to Win -, High Performance Team Terimakasih Semoga bermanfaat